یکی از پرکاربردترین و مرسوم ترین کارهائی که در ابتدای نامه های چاپی و همچنین الکترونیکی یا دیجیتالی یا رایانامه ها صورت می پذیرد سلام و احوال پرسی میباشد که بسته به نوع و کاربرد مکاتبات با طرفهای مقابل میتواند به صورت رسمی یا غیر رسمی یا نیمه رسمی انجام گیرد. حتی شکلکهائی که در پیامکهای دوستانه و خانوادگی ارسال و دریافت میشوند را میتوان در همین ارتباط بررسی و قلمداد نمود. با بررسی کتابهای آموزشی گرامری که حاوی مطالبی درباره فنون نگارش میباشند میتوان در همین ارتباط مطالبی را پیدا کرد که چطور میتوان با دوستان و شرکتها و کارمندان دانشگاه و هیات علمی و انتشارات و دیگر سازمانها از طریق نامه در ارتباط بود و شروع و پایان نامه ها را به طرز صحیح انجام داد.
When composing letters and emails, it is necessary for us to be aware of proper way of adding greetings to the messages to convey the points appropriately and politely در هنگام نگارش نامه و رایانامه, ضروری است که ما با نحوه صحیح افزودن کلمات و عبارات سلام و علیک و تعارفات و احوالپرسی آشنا باشیم تا بتوانیم به نحوی شایسته و مودبانه نکات مورد نظر را منتقل نمائیم Even delicate differences between Hello, Hi, and Dear Sir can matter حتی نکات ظریفی مانند سلام, چطور هستید, و آقای عزیز میتوانند مهم باشند The first question to raise here is discovering whether you are writing a business letter or a casual one with someone you already know well پرسش نخست این است که آیا شما در حال نگارش نامه ای رسمی و تجاری هستید یا غیر رسمی و دوستانه با فردی که وی را به خوبی میشناسید.
In case of sending a letter to a person you do not know and who is a stranger, it is recommended to use the term Dear at the beginning of the message followed by Title of the individual that can be their family name or official position in a department or company در هنگام نگارش نامه به فردی غریبه که وی را نمیشناسید, توصیه میگردد تا از کلمه Dear محترم در ابتدای نامه استفاده کرده و پس از آن عنوان آن فرد که میتواند نام خانوادگی, یا تصدی وی در یک سازمان یا شرکت باشد را قید کنید Dear Mr. Akbari, I am writing to offer my gratitude to you آقای اکبری عزیز, هدف از نگارش این نامه عرض تقدیر و تشکر من به شما میباشد Dear Sir / Madam is a common phrase to use when addressing someone whose name you are not aware of عبارات آقا / خانم محترم, در مواردی استفاده میشود که شما نام فردی را که مورد خطاب قرار میدهید را نمیدانید.
Punctuation is also pretty significant when composing a letter and in friendly and business letters, we need to add a colon after the greeting and title of the recipient قوانین انشاء و املاء هم در هنگام نگارش نامه های اداری و دوستانه خیلی مهم میباشند و پس از عنوان گیرنده عموما یک ویرگول, کاما قرار میدهید Dear Robert, Dear Sir, and then in the following line we write the actual message body رابرت عزیز, آقای محترم, و سپس در خط بعد بدنه و محتوای نامه را مینویسیم In less formal letters, the words Hi ad Hello are also common forms of greeting and the term Greetings can also appear as the actual way of addressing a lot of recipients like in big companies correspondence در نامه های غیر رسمی, کلمات Hi سلام دوستانه و Hello سلام مرسوم میباشند برای احوال پرسی و حتی از خود کلمه Greetings میتوان در نامه هائی که تعداد دریافت کننده زیاد دارند مانند مکاتبات در شرکتهای بزرگ استفاده کرد.
There is another formal greeting to use as well: To Whom It May Concern and this phrase is used when sending a message to a big company that we are not sure which department to address عبارت رسمی دیگری هم مورد استفاده قرار میگیرد: برسد به دست هر فردی که این نامه مرتبط با وی است, و این پیام در موارد ارسال نامه به شرکتهای بزرگ که دقیقا قسمت مربوطه را نمیشناسیم کاربرد دارد Now we want to close the letters with such expressions as Sincerely, Sincerely Yours, Best Regards followed by your name in written or typed form سپس به سراغ خاتمه نامه میرسیم که میتوان از این عبارات با مفهوم با احترام و قربان شما و سپس قرار دادن نام خود بصورت دستی و نوشتاری یا تایپ شده استفاده کرد For formal letters, write your name in full but in informal ones your given name can also be fine در نامه های رسمی نام خود را کامل بنویسید ولی در مکاتبات غیر رسمی نوشتن نام کوچک کافی است.