خانه / نوشته ها / نامه نگاری اداری و توضیح مشکلات

نامه نگاری اداری و توضیح مشکلات

یکی از موارد مهم در نامه نگاریهای اداری, بحث ایراد نقطه نظرات و پیشنهادات و شکایات میباشد و تقریبا شاید برای همه ما پیش آمده باشد که لااقل برای یکبار یا ادارات و مراکز خرید و فروشگاهها تماس گرفته و درباره کالاها و خدماتی که خریده و سفارش داده ایم با مسئولین آن ادارات به صحبت نشسته باشیم. مثلا تصور کنید که شما از طریق آنلاین کالاهائی را سفارش داده اید ولی پس از دریافت آنها, متوجه تغییرات و یا عدم تطابق با محصولات و خدمات سفارش داده شده شوید, در چنین مواقعی میتوان با نامه نگاری میزان رضایت و یا عدم رضایت خود را ابراز داشت و معمولا مدیریت فروشگاهها با مشتریان تماس گرفته و سعی در برطرف نمودن ایراد و اشکال می نمایند, لطفا در این بخش و در مرور این نکات با ما همراه شوید.

So it’s important to know how to make a complaint against something or services using proper letter writing بنابراین مهم است تا با قوانین نامه نگاری صحیح در مواقع شکایت و نارضایتی درباره چیزی و یا خدمات آشنا بود Just suppose you are being invited to a formal event, in which you need to put on your finest clothes and so, you take your suit to the dry cleaners, pay the fee and then when you return a few days later to receive your cleaned and ironed outfit, you will find some changes in color as well as some stains تصور کنید که شما به یک ضیافت مهم دعوا میشوید و قصد دارید تا یکی از بهترین البسه خود را بپوشید, بنابراین کت و شلوار خود را برای شستشو و اتوکشی به خشکشوئی میبرید.

پس از پرداخت مبلغ و مراجعت بعد از چند روز جهت دریافت پوشاک خود, با تغییر رنگ و چند لکه بر روی جامه خود مواجه میشوید If you try to have a word with the clerk and work out the issue, that is fine, but you may also compose an official letter and explain the issue to the manager یکی از راههای مناسب, صحبت با متصدی مغازه میباشد تا این مساله را برطرف نمود, و راه دیگر نوشتن یک نامه رسمی به مدیریت آنجا و توضیح کامل این مطلب میباشد Such letters normally should contain and address three issues, explanation of the current matter, expressing how you feel about the caused situation and finally, asking for the appropriate action and each of these three phrases can be equally significant

چنین نامه هائی معمولا سه قسمت را مورد توجه و خطاب قرار میدهند: توصیف کامل مشکلی که رخ داده است, بیان احساس و نظر شما درباره آن و در آخر انتظار شما در زمینه رفع مشکل و انجام یک کار و هر سه اسن موارد به یک اندازه مهم میباشند In the beginning, it is important to use a sort of polite and direct tone when speaking or writing about an issue در آغاز, مهم است تا با استفاده از لحن مودبانه و غیر مستقیم به مشکل مورد نظر پرداخت Hello, I think you may have forgotten to include ketchup with the pizza we have just ordered با سلام, تصور میکنم که شما ممکن است فراموش کرده باشید تا به همراه پیتزا سفارش داده شده سس کچاپ ارسال کنید.

These statements can be considered the opening lines in writing and when talking about minor issues این عبارات ابتدائی را میتوان برای اشاره به مشکلات جزئی در هنگام نگارش و صحبت کردن استفاده کرد Hello, I have just noticed some damage to my suit after picking it up this morning با سلام, امروز صبح پس از دریافت کت و شلوار خود, متوجه مقداری آسیب به لباسم شدم Sorry to bother you but I believe our hotel room is a little bit cold and that the refrigerator is making a lot of noise ببخشید که تماس میگیرم ولی به نظر من اتاق هتل ما کمی سرد است و همچنین یخچال اتاق ما مقداری سر و صدا میکند Do you think you could send someone up to check it میشه لطفا فردی را برای کنترل کردن بفرستید؟

As mentioned above, the next phase is to express how you feel about the issue and whether or not it still exists or has been removed already همانگونه که در بالا عرض شد, گام بعدی این است تا به بیان نظر و احساس خود درباره مشکل پیش آمده بپردازید و اینکه آیا هنوز مورد حل نشده است یا اینکه قبلا مرتفع شده I am sorry to announce that despite my previous sending of the letter and follow-up, the problem with my car has not been resolved and it is unacceptable that your staff are not responsive and helpful either متاسفم که بیان کنم علیرغم نامه قبلی و پیگیریهای من, هنوز مشکل خودروی من برطرف نشده و کارکنان شما هم پاسخگو نبوده و کمکی هم ارائه ننموده اند.

The third and final stage is asking for an action after bringing up a problem or question مرحله سوم و نهائی درخواست انجام کار میباشد در ارتباط با سوال و مشکل مطروحه Depending on the listener or reader of your comments, it is important to choose the appropriate tone for the words and phrases used بسته به شنونده و خواننده نکات, مهم است تا لحن مناسبی را برای انتخاب کلمات و عبارات مورد استفاده قرار داد I was wondering whether it is possible to compensate me for the losses incurred میخواستم بدانم که آیا این امکان وجود دارد تا زیانهای بوجود آمده را جبران نمائید Is there any chance you could offer me refund آیا این امکان وجود دارد تا مبالغ پرداختی من را مسترد و بازگردانید؟

مطلب پیشنهادی

بخش پایانی فعل و فاعل مفرد و جمع

در ادامه بحث جلسه قبل, امروز نیز به مواردی در ارتباط با نحوه قرارگیری فعل …