خانه / نوشته ها / نامه نگاری اداری و توضیح مشکلات

نامه نگاری اداری و توضیح مشکلات

یکی از موارد مهم در نامه نگاریهای اداری, بحث ایراد نقطه نظرات و پیشنهادات و شکایات میباشد و تقریبا شاید برای همه ما پیش آمده باشد که لااقل برای یکبار یا ادارات و مراکز خرید و فروشگاهها تماس گرفته و درباره کالاها و خدماتی که خریده و سفارش داده ایم با مسئولین آن ادارات به صحبت نشسته باشیم. مثلا تصور کنید که شما از طریق آنلاین کالاهائی را سفارش داده اید ولی پس از دریافت آنها, متوجه تغییرات و یا عدم تطابق با محصولات و خدمات سفارش داده شده شوید, در چنین مواقعی میتوان با نامه نگاری میزان رضایت و یا عدم رضایت خود را ابراز داشت و معمولا مدیریت فروشگاهها با مشتریان تماس گرفته و سعی در برطرف نمودن ایراد و اشکال می نمایند, لطفا در این بخش و در مرور این نکات با ما همراه شوید.

So it’s important to know how to make a complaint against something or services using proper letter writing بنابراین مهم است تا با قوانین نامه نگاری صحیح در مواقع شکایت و نارضایتی درباره چیزی و یا خدمات آشنا بود Just suppose you are being invited to a formal event, in which you need to put on your finest clothes and so, you take your suit to the dry cleaners, pay the fee and then when you return a few days later to receive your cleaned and ironed outfit, you will find some changes in color as well as some stains تصور کنید که شما به یک ضیافت مهم دعوا میشوید و قصد دارید تا یکی از بهترین البسه خود را بپوشید, بنابراین کت و شلوار خود را برای شستشو و اتوکشی به خشکشوئی میبرید.

پس از پرداخت مبلغ و مراجعت بعد از چند روز جهت دریافت پوشاک خود, با تغییر رنگ و چند لکه بر روی جامه خود مواجه میشوید If you try to have a word with the clerk and work out the issue, that is fine, but you may also compose an official letter and explain the issue to the manager یکی از راههای مناسب, صحبت با متصدی مغازه میباشد تا این مساله را برطرف نمود, و راه دیگر نوشتن یک نامه رسمی به مدیریت آنجا و توضیح کامل این مطلب میباشد Such letters normally should contain and address three issues, explanation of the current matter, expressing how you feel about the caused situation and finally, asking for the appropriate action and each of these three phrases can be equally significant

چنین نامه هائی معمولا سه قسمت را مورد توجه و خطاب قرار میدهند: توصیف کامل مشکلی که رخ داده است, بیان احساس و نظر شما درباره آن و در آخر انتظار شما در زمینه رفع مشکل و انجام یک کار و هر سه اسن موارد به یک اندازه مهم میباشند In the beginning, it is important to use a sort of polite and direct tone when speaking or writing about an issue در آغاز, مهم است تا با استفاده از لحن مودبانه و غیر مستقیم به مشکل مورد نظر پرداخت Hello, I think you may have forgotten to include ketchup with the pizza we have just ordered با سلام, تصور میکنم که شما ممکن است فراموش کرده باشید تا به همراه پیتزا سفارش داده شده سس کچاپ ارسال کنید.

These statements can be considered the opening lines in writing and when talking about minor issues این عبارات ابتدائی را میتوان برای اشاره به مشکلات جزئی در هنگام نگارش و صحبت کردن استفاده کرد Hello, I have just noticed some damage to my suit after picking it up this morning با سلام, امروز صبح پس از دریافت کت و شلوار خود, متوجه مقداری آسیب به لباسم شدم Sorry to bother you but I believe our hotel room is a little bit cold and that the refrigerator is making a lot of noise ببخشید که تماس میگیرم ولی به نظر من اتاق هتل ما کمی سرد است و همچنین یخچال اتاق ما مقداری سر و صدا میکند Do you think you could send someone up to check it میشه لطفا فردی را برای کنترل کردن بفرستید؟

As mentioned above, the next phase is to express how you feel about the issue and whether or not it still exists or has been removed already همانگونه که در بالا عرض شد, گام بعدی این است تا به بیان نظر و احساس خود درباره مشکل پیش آمده بپردازید و اینکه آیا هنوز مورد حل نشده است یا اینکه قبلا مرتفع شده I am sorry to announce that despite my previous sending of the letter and follow-up, the problem with my car has not been resolved and it is unacceptable that your staff are not responsive and helpful either متاسفم که بیان کنم علیرغم نامه قبلی و پیگیریهای من, هنوز مشکل خودروی من برطرف نشده و کارکنان شما هم پاسخگو نبوده و کمکی هم ارائه ننموده اند.

The third and final stage is asking for an action after bringing up a problem or question مرحله سوم و نهائی درخواست انجام کار میباشد در ارتباط با سوال و مشکل مطروحه Depending on the listener or reader of your comments, it is important to choose the appropriate tone for the words and phrases used بسته به شنونده و خواننده نکات, مهم است تا لحن مناسبی را برای انتخاب کلمات و عبارات مورد استفاده قرار داد I was wondering whether it is possible to compensate me for the losses incurred میخواستم بدانم که آیا این امکان وجود دارد تا زیانهای بوجود آمده را جبران نمائید Is there any chance you could offer me refund آیا این امکان وجود دارد تا مبالغ پرداختی من را مسترد و بازگردانید؟

درباره ی admin

همچنین ببینید

متد فراگیری شنیداری گفتاری

یکی از روشهای آموزشی مورد استفاده در تدریس زبانهای خارجه به متد شنیداری گفتاری معروف بوده و هنوز هم در کشورها مورد استفاده مدرسین خصوصی و همچنین تدوین و تمرین شده در انستیتوها و آموزشگاهها قرار میگرد. در یکی از مباحثی که به این متد مربوط میباشد از رفتارگرائی سخن به میان می آید و این نکته که با استفاده از روش تمرین و تکرار و همچنین بهره گیری از وسایل کمک آموزشی همچون رسانه های صوتی و تصویری میتوان به فراگیری گرامر و همچنین تقویت مکالمه اقدام نمود. در چنین دوره هائی, هنگامیکه دانشجویان و فراگیران به درستی به سوالات مطروحه پاسخ میدهند, از طرف مربیان خود در کلاسها مورد تشویق و تمجید قرار گرفته و هنگام اشتباه مرتکب شدن, به آنها تذکر و یادآوری میگردد تا پاسخ ها را اصلاح کنند.

When it comes to teaching English as a second language, there are similarities between audio-lingual and direct methods since in both, the students are taught and encouraged to learn the target language directly هنگامیکه سخن از تدریس زبان انگلیسی به عنوان زبان دوم به میان می آید, شباهتهائی بین دو روش مستقیم و شنیداری گفتاری وجود دارد چون در هردوی آنها تمرکز بر روی آموزش و فراگیری مستقیم زبان مقصد دانشجویان وجود دارد Therefore, the native languages are rarely used to teach grammar or improve communicative skills of the learners از اینرو, از زبان اول فراگیران به ندرت مورد استفاده قرار میگیرد به منظور آموزش گرامر و یا بهبود و تقویت مهارتهای مکالمه و گفتاری آنها.

In audio-lingual method, drills are used a lot to master the techniques and in private classes as well as groups, this proves to be successful in many cases در روش شنیداری گفتاری, از تمرینات بسیاری مورد استفاده قرار میگیرند و در کلاسهای خصوصی و عمومی و گروهی, به عنوان روش موفقی شناخته میشود There is an idea behind using this method that through a lot of practices in classes, the students will eventually learn to speak a foreign language like native speakers and spontaneously تفکری که در پشت این روش آموزشی وجود دارد این است که از طریق تمرینات زیاد, دانشجویان در نهایت خواهند آموخت تا زبان خارجه را مانند گویشوران بومی و بلافاصله و به صورت بداهه تکلم نمایند.

In classes administered using audio-lingual method, the students are provided with plenty of oral static drills and through repetition of the phrases mentioned by the trainers and making slight adjustments to them, they will be praised and given credit or they might receive negative feedback and be requested to apply adjustment to them if they make mistakes در کلاسهائی که توسط روش آموزشی گفتاری شنیداری اداره میشوند, زبان آموزان با تمرینات شفاهی زیادی مواجه میشوند که توسط مربیان مطرح شده و با ارائه پاسخ صحیح از طریق اعمال تغییرات جزئی در عبارات مورد تشویق و تمجید قرار گرفته و در صورت پاسخ اشتباه, به آنها تدکر داده شده و از آنها درخواست میشود تا به تغییر و تصحیح آنها بپردازند.

Repetition of the utterances and the sentences the language learners hear is the central stage in this method تکرار عبارات مطرح شده توسط زبان آموزان به عنوان نکته ای کلیدی در این روش محسوب میگردد On the other hand, two further steps including replacement and restatement are also considered critical and practiced by the students همچنین دو مرحله دیگری که مورد تمرین زبان آموزان در این متد محسوب میگردند بازگوئی و همچنین جایگزینی میباشند For instance, they are supposed to replace one word with another term or rephrase and elaborate on the utterances mentioned مثلا آنها اقدام به جایگزینی برخی کلمات و همچنین توصیف کردن و بازگوئی عبارات شنیده شده مینمایند.

In the early twentieth century, the method was practiced to teach indigenous languages در اوائل قرن بیستم, از این روش برای آموزش زبانهای بومی استفاده میگردید Since its inception, a kind of emphasis was placed upon oral skills از زمان پیدایش این روش, نوعی تاکید بر روی مهارتهای شفاهی و کلامی وجود داشت In fact, correct imitation of the teachers in classes upon uttering sentences is the core of audio-lingual style در حقیقت, تقلید صحیح معلمین در کلاسها در هنگام ارائه و گفتن جملات را میتوان به عنوان یکی از موارد مهم در ارتباط با متد گفتاری شنیداری در نظر گرفت But like many other styles in the area of pedagogy, this method too has seen a fall in its popularity and there are many theories about the decline

اما همانند بسیاری از دیگر روشهای آموزشی, این متد نیز از کاهش محبوبیت و مقبولیت در امان نمانده و برای این مساله تئوریهای زیادی مطرح شده اند Some criticisms were posed by linguists برخی از انتقادها توسط زبانشناسان مطرح شدند In recent decades, the audio-lingual method has been gradually deprived of its credibility در دهه های اخیر به مرور از درجه اعتبار روش گفتاری شنیداری کاسته شده است One of the criticisms raised on its weaknesses is the notion that this style is considered to be teacher centered یکی از ایرادهائی که به این روش گرفته میشود معلم محور بودن آن است Also the input and output perspectives of the lessons are limited همچنین در کلاسها, چشم انداز ورودی و خروجی دروس محدود میباشند.