خانه / نوشته ها / نامه نگاری اداری و توضیح مشکلات

نامه نگاری اداری و توضیح مشکلات

یکی از موارد مهم در نامه نگاریهای اداری, بحث ایراد نقطه نظرات و پیشنهادات و شکایات میباشد و تقریبا شاید برای همه ما پیش آمده باشد که لااقل برای یکبار یا ادارات و مراکز خرید و فروشگاهها تماس گرفته و درباره کالاها و خدماتی که خریده و سفارش داده ایم با مسئولین آن ادارات به صحبت نشسته باشیم. مثلا تصور کنید که شما از طریق آنلاین کالاهائی را سفارش داده اید ولی پس از دریافت آنها, متوجه تغییرات و یا عدم تطابق با محصولات و خدمات سفارش داده شده شوید, در چنین مواقعی میتوان با نامه نگاری میزان رضایت و یا عدم رضایت خود را ابراز داشت و معمولا مدیریت فروشگاهها با مشتریان تماس گرفته و سعی در برطرف نمودن ایراد و اشکال می نمایند, لطفا در این بخش و در مرور این نکات با ما همراه شوید.

So it’s important to know how to make a complaint against something or services using proper letter writing بنابراین مهم است تا با قوانین نامه نگاری صحیح در مواقع شکایت و نارضایتی درباره چیزی و یا خدمات آشنا بود Just suppose you are being invited to a formal event, in which you need to put on your finest clothes and so, you take your suit to the dry cleaners, pay the fee and then when you return a few days later to receive your cleaned and ironed outfit, you will find some changes in color as well as some stains تصور کنید که شما به یک ضیافت مهم دعوا میشوید و قصد دارید تا یکی از بهترین البسه خود را بپوشید, بنابراین کت و شلوار خود را برای شستشو و اتوکشی به خشکشوئی میبرید.

پس از پرداخت مبلغ و مراجعت بعد از چند روز جهت دریافت پوشاک خود, با تغییر رنگ و چند لکه بر روی جامه خود مواجه میشوید If you try to have a word with the clerk and work out the issue, that is fine, but you may also compose an official letter and explain the issue to the manager یکی از راههای مناسب, صحبت با متصدی مغازه میباشد تا این مساله را برطرف نمود, و راه دیگر نوشتن یک نامه رسمی به مدیریت آنجا و توضیح کامل این مطلب میباشد Such letters normally should contain and address three issues, explanation of the current matter, expressing how you feel about the caused situation and finally, asking for the appropriate action and each of these three phrases can be equally significant

چنین نامه هائی معمولا سه قسمت را مورد توجه و خطاب قرار میدهند: توصیف کامل مشکلی که رخ داده است, بیان احساس و نظر شما درباره آن و در آخر انتظار شما در زمینه رفع مشکل و انجام یک کار و هر سه اسن موارد به یک اندازه مهم میباشند In the beginning, it is important to use a sort of polite and direct tone when speaking or writing about an issue در آغاز, مهم است تا با استفاده از لحن مودبانه و غیر مستقیم به مشکل مورد نظر پرداخت Hello, I think you may have forgotten to include ketchup with the pizza we have just ordered با سلام, تصور میکنم که شما ممکن است فراموش کرده باشید تا به همراه پیتزا سفارش داده شده سس کچاپ ارسال کنید.

These statements can be considered the opening lines in writing and when talking about minor issues این عبارات ابتدائی را میتوان برای اشاره به مشکلات جزئی در هنگام نگارش و صحبت کردن استفاده کرد Hello, I have just noticed some damage to my suit after picking it up this morning با سلام, امروز صبح پس از دریافت کت و شلوار خود, متوجه مقداری آسیب به لباسم شدم Sorry to bother you but I believe our hotel room is a little bit cold and that the refrigerator is making a lot of noise ببخشید که تماس میگیرم ولی به نظر من اتاق هتل ما کمی سرد است و همچنین یخچال اتاق ما مقداری سر و صدا میکند Do you think you could send someone up to check it میشه لطفا فردی را برای کنترل کردن بفرستید؟

As mentioned above, the next phase is to express how you feel about the issue and whether or not it still exists or has been removed already همانگونه که در بالا عرض شد, گام بعدی این است تا به بیان نظر و احساس خود درباره مشکل پیش آمده بپردازید و اینکه آیا هنوز مورد حل نشده است یا اینکه قبلا مرتفع شده I am sorry to announce that despite my previous sending of the letter and follow-up, the problem with my car has not been resolved and it is unacceptable that your staff are not responsive and helpful either متاسفم که بیان کنم علیرغم نامه قبلی و پیگیریهای من, هنوز مشکل خودروی من برطرف نشده و کارکنان شما هم پاسخگو نبوده و کمکی هم ارائه ننموده اند.

The third and final stage is asking for an action after bringing up a problem or question مرحله سوم و نهائی درخواست انجام کار میباشد در ارتباط با سوال و مشکل مطروحه Depending on the listener or reader of your comments, it is important to choose the appropriate tone for the words and phrases used بسته به شنونده و خواننده نکات, مهم است تا لحن مناسبی را برای انتخاب کلمات و عبارات مورد استفاده قرار داد I was wondering whether it is possible to compensate me for the losses incurred میخواستم بدانم که آیا این امکان وجود دارد تا زیانهای بوجود آمده را جبران نمائید Is there any chance you could offer me refund آیا این امکان وجود دارد تا مبالغ پرداختی من را مسترد و بازگردانید؟

درباره ی admin

همچنین ببینید

چند توصیه برای درخشش در دانشگاه

کلماتی مانند دانشکده و دانشگاه و فارغ التحصیلی و انتخاب رشته را میتوان از زبان دهها هزار نفر از افرادی شنید که پس از اخذ دیپلم دبیرستان و اتمام آموزش و پرورش در مقطع متوسطه قصد ادامه تحصیل در مقاطع بالاتر دارند. گرچه در اکثر دانشکده ها رئوس مطالب و برنامه های تحصیلی بصورت مدون برای دانشجویان تهیه و در معرض دید و توجه آنها قرار میگیرند, ولی مهم است تا با روشها و نصایحی آشنا شویم که میتوانند به ما در ادامه تحصیل با نمرات ممتاز و همچنین درخشش در کلاسها یاری رسانند. برخی از پروژه های آموزشی از قبیل تهیه و نگارش تز یا پایان نامه و همچنین انجام سخنرانی در کلاسها و شرکت فعال در جلسات پرسش و پاسخ با حضور اساتید دانشگاه میتوانند همگی در توفیق نهائی دانشجویان تاثیر گذار باشند.

As you may already know, in many admission systems worldwide, it is vital to write a professional application which highlights your skills همانگونه که احتمالا میدانید, در بسیاری از سیستمهای پذیرش دانشگاهی در جهان, شما نیاز به تهیه و نگارش تقاضا نامه جهت پذیرش خود میباشید که در آن به همه مهارتها و توانائیهای شما اشاره میشودIf you are keen to hear some advice from college admissions professionals on how to stand out in universities, please keep reading this article لطفا با ما در مطالعه این مقاله همراه باشید چنانچه شما هم مایل به شنیدن نصایحی از افراد حرفه ای در زمینه پذیرش در دانشگاهها جهت توفیق و درخشش آموزشی هستید Such letters will absolutely assist you stand out among other applicants

چنین نامه هائی میتوانند قطعا به شما در درخشیدن در بین دیگر داوطلبین کمک کنند When it comes to preparing a recommendation, application letter or resume, some applicants might have their own website or a profile which contains information about their interests and community work and they can be beneficial هنگامیکه نوبت به تهیه یک تقاضانامه و یا معرفینامه میرسد, برخی از داوطلبین به امکاناتی همچون صفحات فضای مجازی و وبسایتها دسترسی دارند که میتوانند حاوی اطلاعاتی درباره علایق و فعالیتهای اجتماعی آنها بوده و مفید واقع شوند Being at college, having flying grades, being an avid student, as well as being friends with regional admission representatives is also recommended

دیگر مواردی که میتوان به آنها اشاره کرد هنگام دانشجو بودن مطالعه و پشتکار داشتن, و همچنین داشتن رابطه دوستانه با مسئولین پدیرش و کارکنان دانشکده میباشد The point is that you are going to avail yourself and demonstrate your capabilities through being active at college, participate in social and cultural events, take part in team works and an active presence can greatly assist you compose your curriculum vitae نکته در اینجاست که شما جهت درخشش در دانشکده و اظهار مهارتها و قابلیتهای خود بهتر است حضوری فعالانه در برنامه های کار گروهی, همچنین شرکت در فعالیتهای فرهنگی داشته باشید که همه اینها به شما در نگارش یک رزومه و خلاصه فعالیتها بسیار کمک میکنند.

Try to familiarize yourself with the universities’ events as well as different educational departments there سعی در آشنا ساختن خود با برنامه های دانشکده ها و همچنین بخشها و دپارتمانهای مختلف آموزشی آنها نمائید Taking standardized tests and earning points can help you enter the university of your choice شرکت در آزمونهای استاندارد و دریافت نمرات عالی میتوانند به شما در راهیابی به دانشگاه منتخب تان مفید باشند Most colleges would like to admit students who have excelled well in high school and got their diploma with flying scores since they will succeed in the advanced placement courses as well اگثر دانشکده ها مایل به پذیرش دانشجویانی هستند که در دبیرستان موفق بوده و دیپلم خود را با نمرات عالی گرفتند.

طبیعتا چنین دانشجویانی در دوره های پیشرفته تعیین سطح آموزشی نیز موفق خواهند بود Great college students are the ones who are not afraid to tackle hard work and that they can choose fields in which they will strive and excel دانشجویان درخشان در دانشگاهها آنهائی هستند که از کار سخت نمی هراسند و رشته هائی زا انتخاب میکنند که در آنها کوشا بوده و توفیق خواهند داشت If you are writing an application letter and contemplate sending it in to a college, make sure it contains credentials and certificates to prove you are the fit candidate چنانچه شما مشغول نگارش نامه پذیرش هستید و در تفکر ارسال آن به دانشگاه میباشید, دقت کنید که حاوی نقاط قوت و اعتبار و معرفینامه و مجوز باشد.

Detailed documentation display your strengths and make a big impression on the college admission staff مدارک مستند و با جزئیات شما بایستی حاوی نقاط قوت برنامه تان جهت تاثیر گذاری بر روی مسئولین پذیرش دانشکده باشد Students who are talented in writing are encouraged to send in their articles for assessment to various colleges and admission representatives plus departments دانشجویانی که در زمینه نگارش دارای استعداد میباشند بهتر است تا مقالات خود را به چندین مسئول پذیرش و همچنین ادارات مربوطه برای ارزشیابی ارسال کنند Last but not least, please ensure the recommendations are carefully and thoughtfully selected نکته آخر که بسیار مهم است درباره انتخاب و ارسال با دقت معرفینامه ها میباشد.

It is suggested to prepare the attached recommendation letter in a positive way that do not reflect a bad image of the applicants پیشنهاد میگردد تا اقدام به تهیه و الصاق معرفینامه به نحوی نمود که حاوی مطالب منفی در ارتباط با داوطلبین نباشد In doing so, conducting research is recommended and considered critical در این رابطه, انجام تحقیق حیاتی بوده و پیشنهاد میگردد Focusing on extracurricular activities when applying to colleges can also raise your success chances تمرکز بر روی نکات و فعالیتهای خارج از محیط تحصیلی هم میتواند در بهبود شانس موفقیت شما تاثیر گذار باشد Try to communicate with your university of choice in a unique style as well همچنین سعی در نامه نگاری با دانشگاه مورد علاقه خود با قلم منحصر بفرد نمائید.